Was die Norm verlangt und warum
Kapitel 9.2 der ISO 9001 verlangt, dass du in geplanten Abständen interne Audits durchführst. Ziel: prüfen, ob dein Managementsystem den eigenen Vorgaben und der Norm entspricht und ob es wirksam umgesetzt wird. Die Norm sagt nicht, wie oft. In der Praxis hat sich einmal im Jahr durchgesetzt, einige Wochen vor dem externen Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit.
Der Grund ist einfach: Der externe Auditor prüft stichprobenartig und hat einen Tag Zeit. Du kennst deinen Betrieb und hast das ganze Jahr. Wenn du selbst findest, was nicht läuft, kannst du es in Ruhe abstellen. Wenn der Auditor es findet, hast du eine Abweichung im Bericht und eine Frist.
Wer darf auditieren?
Die wichtigste Regel: Niemand prüft seine eigene Arbeit. Wer den Einkaufsprozess verantwortet, darf den Einkauf nicht auditieren. In einem Zehn-Mann-Betrieb wird das schnell eng. Drei Lösungen funktionieren in der Praxis.
Der Geschäftsführer auditiert selbst. Erlaubt, solange er die Prozesse nicht selbst ausführt, und bei vielen kleinen Betrieben die einfachste Variante. Nachteil: Der Chef sieht seinen Betrieb mit Betriebsblindheit.
Mitarbeitende auditieren sich gegenseitig. Der Vertrieb prüft die Produktion, die Produktion den Vertrieb. Braucht eine kurze Schulung zur Auditmethodik, bringt aber frische Blicke und Verständnis füreinander.
Ein externer Auditor. Kostet einen Tag, bringt Erfahrung aus vielen Betrieben und entlastet das Team komplett. Das machen wir für unsere Kunden, und in der Membership bereiten wir das interne Audit in den Fragerunden gemeinsam vor.
So läuft ein internes Audit ab
Ein internes Audit in einem kleinen oder mittleren Betrieb braucht einen halben bis ganzen Tag, plus Vorbereitung und Bericht.
1. Planen
Welche Prozesse, welche Normkapitel, wer wird befragt, wann? Ein Auditplan auf einer Seite reicht. Alle Prozesse müssen über den Zertifizierungszyklus von drei Jahren einmal drankommen, nicht jedes Jahr alle.
2. Dokumente lesen
Vor dem Audittag: Prozessbeschreibungen, letzte Auditberichte, offene Maßnahmen, Kennzahlen. Daraus ergeben sich die Fragen.
3. Gespräche führen
Mit den Leuten, die den Prozess machen, nicht nur mit dem Chef. Offene Fragen stellen: Wie läuft das bei dir? Zeig mir mal den letzten Fall. Was machst du, wenn etwas schiefgeht?
4. Nachweise ansehen
Nicht glauben, sondern sehen: der letzte Lieferschein, das letzte Reklamationsprotokoll, die letzte Unterweisung. Stichproben, aber echte.
5. Bericht schreiben
Was wurde geprüft, was war in Ordnung, wo gibt es Abweichungen, wo Verbesserungsmöglichkeiten. Kurz, konkret, mit Bezug zur Norm oder zur eigenen Vorgabe.
6. Maßnahmen festlegen
Zu jeder Abweichung eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin. Und nachhalten, ob sie umgesetzt wurde. Das prüft der externe Auditor als Erstes.
Die fünf häufigsten Fehler
Aus über 1.000 Zertifizierungen kennen wir die Muster, die externe Auditoren immer wieder bemängeln.
- Keine Abweichungen gefunden. Ein Audit ohne Feststellung wirkt auf den externen Auditor nicht wie ein guter Betrieb, sondern wie ein oberflächliches Audit. Jeder Betrieb hat Verbesserungspotenzial.
- Nur Dokumente geprüft, keine Praxis. Das Handbuch ist in Ordnung, aber macht der Betrieb das auch so? Ohne Gespräche und Stichproben ist das Audit nur eine Lesekontrolle.
- Selbst auditiert. Der QM-Beauftragte prüft die Prozesse, die er selbst betreut. Formal eine Abweichung, praktisch wertlos.
- Kein Nachhalten der Maßnahmen. Im Bericht steht eine Abweichung, ein Jahr später steht sie immer noch da. Das wird im externen Audit zur Hauptabweichung.
- Audit zu knapp vor dem externen Termin. Wer eine Woche vorher auditiert, hat keine Zeit mehr, etwas abzustellen. Sechs bis acht Wochen Vorlauf sind sinnvoll.
Checkliste für dein nächstes internes Audit
Vor dem Audit
- Auditplan erstellt: Prozesse, Normkapitel, Teilnehmende, Termin
- Auditor festgelegt, der die geprüften Prozesse nicht selbst verantwortet
- Letzten Auditbericht und offene Maßnahmen gelesen
- Fragenliste je Prozess vorbereitet
Während des Audits
- Mit Prozessverantwortlichen und Ausführenden gesprochen
- Mindestens eine echte Stichprobe pro Prozess angesehen
- Abweichungen und Beobachtungen sofort notiert, mit Beleg
Nach dem Audit
- Bericht innerhalb einer Woche fertig
- Zu jeder Abweichung Maßnahme, Verantwortlicher, Termin
- Ergebnisse in die Managementbewertung aufgenommen
- Wirksamkeit der Maßnahmen beim nächsten Audit geprüft
Wenn du das interne Audit nicht selbst machen willst oder jemanden brauchst, der den Blick von außen mitbringt, übernehmen wir es. Als Einzeltermin oder als Teil der Membership, in der wir die Vorbereitung in den wöchentlichen Fragerunden gemeinsam angehen.